Как сократить нецелевые звонки?

Одну компанию они минуют, а для другой становятся настоящей проблемой. Что же за напасть такая: нецелевой звонок? Нецелевой звонок — это входящий вызов, поступивший на ваш номер по ошибке.

Причин тому может быть самое множество. Хорошо, если звонящий просто ошибся в наборе номера, хуже, если ваш номер фигурирует в источниках как контакт другой компании. Такое случается часто, если владельцы компаний приобретают так называемый «грязный номер» — еще недавно принадлежащий другой компании.

Однако, если с вашим номером всё в порядке, возможно вы запустили неправильную рекламу и ввели потенциальных клиентов в заблуждение? Так или иначе, к вам поступают нецелевые звонки, а значит пора с этим разобраться: 

1. Приобретите «чистый номер» 

Добросовестный провайдер никогда не продаст «грязный» номер своим клиентам. Прежде, чем снова вводить его в оборот, должно пройти некоторое время: обычно от 4 до 6 месяцев. В этот период номер остается недоступным для абонентов. Подключая услуги Виртуальной АТС WestVirt, вы можете быть уверены на все 100%, что покупаете «чистый» номер без каких-либо следов бывшего владельца. 

Но, если номер, приобретенный вами, не проходил стадию «очистки», а достался вам со всем своим насыщенным прошлым, огорчаться не стоит. Устранить проблему можно самостоятельно.

2. Установите голосовое приветствие (IVR)

Мы не раз говорили о преимуществах использования функции «голосовое приветствие». В данном случае IVR выступает как никогда важнейшим помощником в решении задачи. Запишите голосовое приветствие с короткой информацией о деятельности вашей компании, и большая часть нецелевых звонков отпадет сама собой. Использование этой функции значительно облегчит работу ваших операторов: им не придется тратить драгоценное время на обработку ненужных звонков.

В некоторых случаях есть страх потери целевой аудитории, которая не станет слушать голосовое сообщение перед соединением со специалистом.

3. Наладьте многоуровневую систему приёма вызов

Организация двух – или многоуровневой системы обработки звонков позволит достигнуть сразу нескольких целей. Во-первых, вы сможете улучшить качество обработки целевых звонков, если они будут переводиться непосредственно на ваших менеджеров. Во-вторых, вы освободите время операторам call-центра, что снизит их нагрузку и поможет быстрее отсеивать нецелевые звонки. Однако, это еще не всё. При создании многоуровневой системы приёма звонков вы можете более чётко разделять входящие клиентов по своим сотрудникам. Так, vip-клиентов можно сразу переводить на руководителей, партнёров и подрядчиков в соответствующие отделы, а «холодных» и «горячих» клиентов распределять между операторами и менеджерами соответственно.

4. Обращайте в потенциальных клиентов

Иногда случайные звонки вовсе не случайны. Многие маркетологи утверждают, что большинство клиентов не знают, чего хотят на самом деле. Именно вы можете их подтолкнуть к принятию этого решения, грамотно предложив свой товар или услугу. Не спешите полностью избавляться от нецелевых звонков. Разработайте действенные скрипты для своих сотрудников, благодаря которым они смогли бы обращать ошибочно звонящих в потенциальных клиентов.

5. Актуализируйте информацию о деятельности компании в источниках

Тщательный мониторинг источников информации о вашей компании даст возможность избежать многих проблем. Исследуя онлайн-источники, не забывайте и об оффлайне. Так, одна маленькая ошибка в распространяемых вами листовках или буклетах может оказаться причиной всех бед.

Устраняя причины появления ошибочных вызовов, не забывайте и о целевых звонках. Виртуальная АТС WestVirt поможет вам систематизировать их обработку! Подробней об этом читайте в наших предыдущих статьях: «Увеличение продаж» , «IP-телефония для колл-центра».